Submission Deadline - Examination Procedure



Deadline for submission of the dissertation - Extension of the submission deadline

Formal layout of the dissertation

Submission of the dissertation

Reviewers

Auslage (Circulation of the dissertations and the evaluations)

Examination committee - Defence - Exam topics - Invitation to defence


Deadline for submission of the dissertation - Extension of the submission deadline

 

  • Deadline for submission of the dissertation
    • The doctoral studies should generally be completed within three years.
    • Tthe submission deadline has been communicated in writing.
    • Spätestens am letzten Tag der eingeräumten Frist müssen die Unterlagen im Dekanat (Promotionsbüro) eingereicht werden. Fällt dieser Tag auf einen Feiertag oder auf das Wochenende, so gilt der darauf folgende Werktag als Fristende.
      Die Abgabe/Einreichungsmöglichkeiten im Dekanat (Promotionsbüro) sind zu beachten (siehe Abgabe/Einreichung der Dissertation)!
  • Extension of the submission deadline

Formal layout of the dissertation

 

 
Submission of the dissertation

PLEASE NOTE (Update: 22.01.2021):


  • Step 1:
    Subjects education, anthropology, gerontology, psychology and sport science: Please contact BEFOREHAND Ms Flämig by e-mail (dekanat@verkult.uni-heidelberg.de).

    Subjects diaconal studies and social ethics (Faculty of Theology): Please contact BEFOREHAND Prof. Eurich by e-mail (johannes.eurich@dwi.uni-heidelberg.de).

    Please scan forms 1 to 5 or insert your electronic signature and convert the respective Word form into a PDF document. Then send us the documents (as PDF documents) numbered (1 to 6) electronically (dekanat@verkult.uni-heidelberg.de or johannes.eurich@dwi.uni-heidelberg.de). If you have difficulties with the electronic transmission, please contact Ms Flämig or Prof. Eurich.

    1. Form: Application for Admission to Examination
    2. Form: Data on the Occasion of the Submission of the Dissertation
    3. Form: Declaration § 8 (1) c) and d) of the Doctoral Degree Regulation
    4. Form: Consent Form § 8 (1) e) of the Doctoral Degree Regulation
    5. Form: Declaration on publications
    6. Dissertation



  • Step 2:
    The three bound copies of the dissertation and the CD-ROM must be sent by post. These must be sent by post parallel to the electronic submission.

    Subjects education, anthropology, gerontology, psychology and sport science: Address the post to: Dekanat der Fakultät für Verhaltens- und Empirische Kulturwissenschaften, Promotionsbüro, Voßstr. 2, Gebäude 4370, 1. OG, 69115 Heidelberg, Germany.

    Subjects diaconal studies and social ethics (Faculty of Theology): Address the post to: Prof. Dr. Johannes Eurich, Diakoniewissenschaftliches Institut, Karlstr. 16, 69117 Heidelberg, Germany.

    Please note that submitting the documents by post (tree bound copies of the dissertation; Dissertation in PDF-format; submitted in form of a CD-ROM) is a MUST-Rule.

    1. Tree bound copies of the dissertation
    2.
    Dissertation in PDF-format; submitted in form of a CD-ROM


  • A confirmation of the proper submission of the documents will be sent by email from the dean's office (doctoral office) within two weeks, provided the documents are complete.
  • The application for admission to examination can be withdrawn as long as the reviews are not available.
    The withdrawal request must be sent in writing (letter or email) to the Dean's' Office (Doctoral Office).

Reviewers

  • Der/die Berater/in teilt dem Dekanat (Promotionsbüro) die vorgesehenen Gutachter/innen mit. Die vorgeschlagenen Gutachter/innen müssen mit der Benennung einverstanden sein.
  • Die Mitteilung durch den/die Berater/in kann schon vor Abgabe der Dissertationsschrift erfolgen. Sollte bei Abgabe der Dissertationsschrift noch keine Mitteilung dem Dekanat (Promotionsbüro) vorliegen, wird der/die Berater/in vom Dekanat (Promotionsbüro) angeschrieben und um Benennung gebeten.
  • Ein/e der Gutachter/innen soll aktive/r Hochschullehrer/in, Privatdozent/in oder Nachwuchsgruppenleiter/in der Fakultät (mit erteilten Promotionsrecht) sein. Mindestens die Hälfte aller Gutachter/innen müssen Hochschullehrer/innen, entpflichtete oder im Ruhestand befindliche Hochschullehrer/innen, Privatdozenten/innen oder Nachwuchsgruppenleiter/innen (mit erteilten Promotionsrecht) der Fakultät sein. Bei publikationsbasierten Dissertationen darf maximal ein/e Gutachter/in zugleich Mitautor/in der für die Promotion maßgeblichen Publikationen sein.
  • Für den Fall, das ein/e externe/r Gutachter/in vorgesehen ist, muss dem Dekanat (Promotionsbüro) mitgeteilt werden, wer die Reisekosten zur Teilnahme an der Disputation übernimmt. Die Fakultät kann in aller Regel keine Reisekosten übernehmen. Diese Mitteilung muss vor der Bestellung der Gutachter/innen erfolgen.
  • Die Bestellung der Gutachter/innen durch den Promotionsausschuss erfolgt i.d.R. innerhalb von vier Wochen.
  • Die Gutachten sollen spätestens drei Monate nach Bestellung der Gutachter/innen im Dekanat (Promotionsbüro) eingereicht werden.

Auslage (Circulation of the dissertations and the evaluations)

 

  • The two-week access period in the Dean's Office begins after receiving the evaluations.
  • The doctoral candidate will be informed from the Dean's' Office (Doctoral Office) in writing about the two-week access period.

Examination committee - Defence - Exam topics - Invitation to defence

 

  • Please note :
    Vor Zulassung zum Prüfungsverfahren, Eingang aller Gutachten sowie Ablauf der Auslagefrist kann vom Dekanat (Promotionsbüro) kein Termin für die Disputation zugesagt werden.


    Zeitpläne kann man mit dem Dekanat (Promotionsbüro) absprechen. Die Fristen müssen aber selbstverständlich hierbei beachtet werden! Der/die Berater/in sollte frühzeitig mit dem Dekanat (Promotionsbüro) Kontakt aufnehmen.

    Stand 12.01.2021: Gegenwärtig sind Abschlussprüfungen in Präsenz möglich, wenn dies zwingend erforderlich ist. Eine Ausnahmegenehmigung muss beantragt werden, die laut Corona-Verordnung vom Rektorat erteilt werden muss. Die Berater/innen sollen sich bezüglich weiterer Details bei Frau Flämig per Mail (dekanat@verkult.uni-heidelberg.de) melden, wenn eine Promotionsprüfung (Disputation) geplant werden soll.
  • Date of the defence

    • The advisor must notify the Dean's Office (Doctoral Office) about the proposed composition of the examination committee, date, time and place of the defence.
  • Examination committee
    • Composition of the examination committee: 1st reviewer, 2nd reviewer, two full professors, associate professors, university lecturers or research group leader of the faculty, one full professor, associate professor, university lecturer or independent research group leader of the faculty as representative. Please notice, that one member of the examination committee should be from a different subject.
      Bitte beachten Sie, dass mindestens ein Kommissionsmitglied aus dem Institut kommen muss, an dem das entsprechende Promotionsfach angesiedelt ist (Muss-Regel).
    • Die Bestellung der Prüfungskommission durch den Promotionsausschuss erfolgt nach Ablauf der Auslagefrist und Eingang aller Gutachten innerhalb von drei Wochen.
  • Exam topics
    • The tree designated subject areas must be transferred by e-mail in ONE pdf-file to the Dean's Office (Doctoral Office) in form of a short abstract (each topic one page including literature reference); for this is the doctoral candidate responsible. This must be done at least two weeks before the defence. Please note that the subject areas must be coordinated with the advisor.
  • Invitation to defence
    • Das Dekanat (Promotionsbüro) lädt - sofern alles ordnungsgemäß und fristgerecht vorliegt - den/die Doktortorand/in und die Mitglieder der Prüfungskommission (nach erfolgte Bestellung durch den Promotionsausschuss) ein.



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Latest Revision: 30.03.2021